Näin tietojohtaja johtaa ketterästi

Yritykset kasvattavat digitaalisia kyvykkyyksiään kilpaa ja pohtivat, kuinka ne voisivat digitalisoida ydinliiketoimintaansa tai kehittää täysin uutta liiketoimintaa hyödyntämällä uutta teknologiaa ja analytiikkaa. Näiden tavoitteiden saavuttamiseen tarvitaan uutta osaamista, uusia organisaatiorakenteita, uusia toimintatapoja ja uusia hallintomekanismeja, joilla toimintaa ja sen luomaa arvoa voidaan seurata ja ohjata. Tietojohtajat keräävät opiskelujensa aikana arvokasta osaamista yrityksen järjestelmien ja työkalujen kehittämiseksi vastaamaan näitä uusia tarpeita. Myös Accenturella pohdimme työssämme samankaltaisia kysymyksiä.

Viime vuosien aikana erityisesti ketterät menetelmät ovat tulleet tutuksi paitsi ohjelmistokehityksessä myös muussa liiketoiminnan kehityksessä ja operatiivisessa toiminnassa. Ketterien menetelmien keskeisimpänä hyötynä on nopeus tuottaa käsin kosketeltava prototyyppi tai muu konkreettinen tulos ilman, että tavoitetilaa tarvitsee määritellä yksityiskohtaisesti. Ketterät menetelmät mahdollistavat kyvyn ohjata toimintaa palautteen ja havaintojen perusteella huomattavasti nopeammin ja joustavammin kuin perinteinen vesiputousmalli. Vastaavasti ketterien menetelmien heikkoutena näkyvyys tulevaisuuteen on huonompi, sillä tulevaisuutta ei haluta määritellä liian tarkasti etukäteen. Täyttä suunnitelmattomuutta ketteryys ei kuitenkaan tarkoita.

Kun puhutaan kymmenien miljoonien hintaisista ja vuosien mittaisista hankkeista, on selvää, että tulevaisuutta on suunniteltava ja pystyttävä ennustamaan. Suuret transformaatiohankkeet tai muut laajat strategiset hankkeet seuraavat usein vesiputousmaista mallia, jossa hankkeet valuvat strategiasta toteutukseen, ja strategiaprosessia jatketaan suljettujen ovien takana eristyksessä ketterästä toteutuksesta. Muutaman vuoden kuluttua, hankkeen lopussa, tulokset saattavat poiketa alkuperäisestä strategisesta agendasta tai saatetaan huomata, etteivät alkuperäiset suunnitelmat vastaa enää sen hetkisen maailman tarpeita.

Hyvä strategia on valintojen tekemistä. Strategiatyössä on kyse yrityksen nykytilan ja toimintaympäristön ymmärtämisestä ja parhaan tiedon valossa tehtävien päätösten tekemisestä jatkoa varten. Päätösten laatu ja strategia ovat siis riippuvaisia saatavilla olevan tiedon kattavuudesta ja laadusta. Kun johto on määrittänyt strategisen suunnan, laaditaan toteutuskelpoinen suunnitelma, jossa strategiassa määriteltyjen ohjaavien periaatteiden pohjalta laaditaan ohjelmia, jotka vievät yritystä kohti sen tavoitteita. Näin ollen ketteryyden periaatteet pyrkiä olemaan joustava ja mukautumiskykyinen ovat jossain määrin ristiriitaisia strategian fundamenttien kanssa. Kumpikaan näkökulmista ei kuitenkaan ole väärin – strategiaprosessia tulisi voida jatkuvasti ohjata ketterästä toteutuksesta ja toimintaympäristöstä virtaavalla tiedolla, jotta nopeaan muuttuvaan ympäristöön ja kehitykseen voidaan reagoida nopeasti. Keskeistä on löytää oikea abstraktiotaso, jolla ketteryyden ja sitoutumisen tulisi kohdata.

Accenturella puhumme aidosta ketteryydestä, jolla ylin johto pyritään liittämään lähemmin toteutustyöhön. Johdon päätettyä yrityksen strategisen suunnan laaditaan pääsuunnitelma, jolla strategista suuntaa konkretisoidaan. Strategisten prioriteettien pohjalta laaditaan kokonaisarkkitehtuuri ja sitä vasten kuvataan varsinaiset hankkeet, joille hahmotellaan pidemmän aikavälin aikataulu, budjetti ja ennakoida hankkeiden luomaa arvoa. Kun ison kuvan raamit ovat paikoillaan, pääsuunnitelman sateenvarjon suojissa hankkeille voidaan antaa enemmän hengitystilaa ja toiminta voi olla vapaampaa. Seuraavaksi hankkeet siirretään luovempaan muotoiluvaiheeseen, jossa suunnitellaan liiketoimintamalleja, prototyyppejä, palveluita ja kokemuksia – käytännössä siis hankkeiden ylemmällä tasolla suunniteltua sisältöä hiotaan ja konseptoidaan konkreettisemmaksi. Lopulta konseptit siirtyvät eteenpäin piirtopöydältä toteutukseen, jossa hankkeita seurataan ja koordinoidaan niiden kehityssyklien pituuden mukaan – esimerkiksi digitaalisia palveluita kehitettäessä sykli on lyhyempi kuin perusjärjestelmän uusimisessa. Kehän viimeisenä vaiheena arvonseuranta varmistaa, että informaatio kytkeytyy takaisin toteutuksesta pääsuunnitteluun, ja informaatio virtaa ylöspäin kohti johtoa.

Aidon ketteryyden mallilla johto saa ajantasaista tietoa hankkeiden etenemisestä ja pystyy reagoimaan muutoksiin, hienosäätämään strategisten ohjelmien suuntaa ylätasolla ja ohjaamaan strategiaprosessia toteutuksesta virtaavalla tiedolla. Kyse on pitkälti läpinäkyvyydestä ja luottamuksesta – tiedon tulisi virrata sujuvasti sekä alas että ylöspäin sopivien hallintamekanismien mahdollistamana. Tämän lisäksi on tärkeää, että eri organisaatiotahot ymmärtävät toistensa tarpeet – mihin erilaisia suunnitelmia tarvitaan, miksi hankkeita seurataan ja mitataan, ja toisaalta miksi hankkeiden sisällölle halutaan jättää tilaa muotoutua niiden edetessä. Tietojohtajat voivat osaltaan työssään vaikuttaa siihen, miten ketteriä malleja hyödynnetään organisaatiossa.

 

Jätä kommentti

Sähköpostiosoite ei näy muille